تهدف المؤسسات والمنظمات المعاصرة إلى تحقيق الأهداف والرغبة على العمل من خلال إطار تعاوني منظم عن طريق مجموعة كبيرة من الأفراد، بهدف رفع معدلات أدائهم في العمل واختيار الوسائل المناسبة للعمل على تحقيق الموازنة بين احتياجات الفرد ورغباتهم، لإشباع كافة احتياجاتهم من خلال الاستفادة من خبراتهم ونشاطاتهم المتعددة، من أجل تحقيق أهداف المنظمات المعاصرة بكفاءة وفاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية المتعلقة ببيئة العمل.
الإدارة
وتُعرف الإدارة بأنها وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق مجموعة من الأفراد من أجل تحقيق أهداف مشتركة باستخدام كافة السبل المتاحة من التخطيط والتنظيم والرقابة والتوجيه، عن طريق استخدام الموارد المتاحة بكفاءة وفاعلية للحصول على إدارة ناجحة في أعلى درجات التقدم مع مراعاة كافة مؤثرات بيئة العمل الداخلية والخارجية.
تعريف الكفاءة
هي علاقة بين كمية المدخلات و كمية المخرجات ولك عن طريق القيام بفعل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة من أجل تحقيق الأهداف المنشود، عن طريق استخدام عدد محدد من المصادر والمدخلات المتوفرة لدى المنظمة كالطاقة التي يمتلكها الفرد والمال والجهد والوقت.
والعمل على كيفية ترشيد استهلاك تلك المدخلات بطريقة صحيحة وحسن استغلالها، للحصول على أعلى منفعة وكم أكبر من المخرجات والنتائج المطلوب تحقيقها بأقل التكاليف الممكنة عن طريق استخدام الموارد المتاحة لدى المنظمة.
تعريف الفاعلية
هي القيام بفعل الأشياء الصحيحة المتعلقة بمدى تحقيق أهداف المنظمة، عن طريق استخدام الموارد التي تمتلكها المنظمة، ولكن بتكاليف عالية مما يسبب خسارة في مدخلات وموارد المنظمة أو المؤسسة بالرغم من عدم كفاءتها مما يؤثر سلبا على مدى فاعليتها وذلك من خلال معرفة الأعمال الصحيحة في تحقيق أهداف المنظمة بطريقة جيدة.
ولكن تختلف تنفيذ فاعلية المنظمات نظرا إلى وجود اختلاف في وجهات نظر الأفراد العاملين لدى المنظمة عن طريق تحديد الضوابط ذات العلاقة وتحقيق النتائج التنظيمية كمجموعة من المعايير من أجل تحقيق أهداف متعددة تلبية طلبات المجتمع واحتياجاته.
يتضمن مفهوم الفاعلية عدة معايير
1- العمليات الداخلية
ترتبط فاعلية المنظمة بمدى الانتماء والترابط الوظيفي بين الأفراد العاملين بها من خلال تبادل المعلومات بينهما بسهولة من أجل الحصول على منظمة فعالة.
2- إرضاء العملاء والزبائن
تهدف المنظمة إلى اختيار جيد للأهداف مع استخدام أفضل الوسائل لحسن استغلال موارد المنظمة التي تسعى إلى إرضاء عملاء وزبائن المنظمة بصورة جيدة.
3- تحقيق الأهداف المرجوة
يتم تحقيق أهداف المنظمة عن طريق قياس مدى فاعلية مدير المؤسسة وعلاقته بتحقيق الأهداف المطلوبة، والقدرة على استخدام الموارد الأساسية لدى المنظمة.
العلاقة بين الكفاءة والفاعلية
يعتبر مفهوم الكفاءة ملازما لمفهوم الفاعلية عن طريق استخدامهما بالتبادل حيث ترتبط الكفاءة بمدى كيفية إدارة المنظمة من خلال تخطيط وتنظيم وإدارة الوقت، تحت رقابة ومتابعة منظمة.
أما الفاعلية ترتبط بالقيادة عن طريق تحقيق أهداف متعددة، من خلال إتباع مبادئ ونظم وإستراتيجيات وقيم وتنمية وتطوير وبالرغم من ذلك يمكن تحقيق هدف الفاعلية بخسارة نظرا إلى عدم كفاءة المنظمة وعدم فاعليتها من خلال استخدام الموارد المتاحة بطريقة جيدة وتحقيق الأثر الإيجابي المنتظر والهدف المنشود.
تصنيف المنظمات من حيث الكفاءة والفاعلية
1- منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفاعلية منخفضة
تعمل من خلالها المنظمة على استخدام أفضل الموارد الممكنة واستغلالها بصورة جيدة من أجل تحقيق أهداف غير مناسبة لمهام المنظمة، مما ينتج عنها منتجات ذات جودة مرتفعة لم تنل إعجاب عملاء وزبائن المنظمة ولا يرغبون بها.
2- منظمة ذات كفاءة منخفضة وفاعلية مرتفعة
تعمل من خلالها المنظمة على استخدام وسائل رديئة من أجل تحقيق أهداف جيدة تم اختيارها بعناية ودقة، مما ينتج عنها إنتاج منتجات واحتياجات ضرورية ومطلوبة يرغب بها العملاء والزبائن، ولكن تصبح ذات جودة منخفضة أو ذات أسعار مرتفعة.
3- منظمة ذات كفاءة منخفضة وفاعلية منخفضة
تعمل من خلالها المنظمة على استخدام موارد رديئة لدى المنظمة بجانب اختيار أهداف غير مناسبة، مما ينتج عنها منتجات واحتياجات غير مرغوبة من العملاء وذات جودة منخفضة.
4- منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفاعلية مرتفعة
تعمل من خلالها المنظمة على استخدام أفضل الوسائل إلي تمتلكها المنظمة من أجل استغلال مواردها جيدا، وذلك بجانب اختيار أهداف ملائمة للعمل على تحقيقها بصورة ناجحة حتى تناسب مهام المنظمة مما ينتج عنها منتجات ومتطلبات ذات جودة وأسعار تناسب العملاء والزبائن.